Privacy

CHE COS’È LA PRIVACY POLICY

La presente privacy policy (di seguito, “Privacy Policy”) si riferisce al sito www.myfoglio.com, e www.myfoglio.it, e alle applicazioni per dispositivi mobili “myfoglio”, comprese le aree dedicate e riservate ad utenti registrati (di seguito, complessivamente, “myfoglio”) e descrive le attività di trattamento di dati personali realizzate da Myfoglio Gmbh (di seguito, “Società”) attraverso myfoglio, che è di proprietà della Società ed è dalla stessa gestito. La Società riconosce l’importanza della privacy dei propri utenti e si impegna al rispetto della stessa. La Società tratta i dati personali dell’utente quando l’utente visita myfoglio e/o utilizza i suoi servizi e le sue funzionalità. La Privacy Policy è stata redatta in conformità alla Raccomandazioni del Gruppo di Lavoro per la Tutela dei Dati Personali – Art. 29 in relazione ai requisiti minimi per la raccolta di dati on-line nell’Unione Europea e rappresenta inoltre informativa agli interessati ai sensi dell’Art. 13 del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e successive modifiche e integrazioni (di seguito, “Codice Privacy”). La Privacy Policy specifica chi è il titolare del trattamento, che controlla e gestisce i dati personali raccolti e trattati attraverso il Sito, quali sono le informazioni personali raccolte, per quali finalità e con quali modalità sono trattati i dati personali, l’ambito di comunicazione a terzi degli stessi e l’eventuale trasferimento all’estero, le misure di sicurezza adottate al fine di proteggere e tutelare tali dati e le modalità con cui l’utente può verificare il trattamento di dati che lo riguarda ed esercitare i diritti riconosciuti dal Codice Privacy.

 

COME FUNZIONA MYFOGLIO

myfoglio è una piattaforma tecnologica operativa tramite la rete internet e applicazioni per dispositivi mobili tramite la quale è possibile fornire un servizio gratuito o a pagamento, che offre a professionisti ed aziende:

  • uno strumento di generazione di documenti come fatture, note di credito, bolle e altri documenti ad uso amministrativo e contabile;
  • un sistema di supporto previsionale non fiscale delle imposte dovute;
  • un sistema di messaggistica interna ed esterna a myfoglio;
  • uno strumento di condivisione e collaborazione;
  • uno schedulatore di attività (agenda);
  • una rubrica di contatti;
  • uno strumento di community per la ricerca e scambio di informazioni;
  • servizi interfacciabili tramite API per l’interoperabilità con sistemi terzi (riservato a partners e developer) tramite modalità saas direttamente dai server di myfoglio dislocati su territorio svizzero.

Maggiori informazioni sul funzionamento di myfoglio sono descritte nei suoi Termini di Utilizzo del Servizio.

All’atto della registrazione di un utente (“Utente”) in myfoglio, verrà aperto un account personale a lui dedicato (“Account Utente”) attraverso il quale potrà fruire dei servizi sopra indicati o comunque promossi attraverso myfoglio.

Le informazioni inserite dall’Utente in myfoglio, incluse tutte le informazioni di carattere contabile e fiscale, (“Informazioni Personali”), saranno utilizzate dalla Società per le finalità meglio indicate qui di seguito.

 

QUALI DATI POSSONO ESSERE TRATTATI:
DATI SENSIBILI, DATI GIUDIZIARI E DATI COMUNI

1. Dati Comuni, Sensibili e Giudiziari: 1. Le Informazioni Personali potranno contenere dati personali sensibili e dati personali non sensibili ai sensi del presente punto di questa Privacy Policy. I dati personali non sensibili sono quelli cosiddetti comuni (“Dati Comuni”), rientranti nelle categorie di cui all’art.4, comma 1, lettere b) e c) del Codice Privacy e consistenti generalmente in dati identificativi della persona fisica quali nominativo, recapito telefonico, residenza e luogo di lavoro, e-mail, codice fiscale, esperienze professionali, istruzione e relativi titoli ecc., con esclusione dei dati rientranti nella categoria di cui all’art. 4, comma 1, lettera d) del Codice Privacy (“Dati Sensibili”), quelli cioè idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, la vita sessuale, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale e i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute, e di quelli rientranti nella categoria di cui all’art. 4, comma 1, lettera e) del Codice Privacy (“Dati Giudiziari”), quelli cioè  idonei a rivelare provvedimenti di cui all’articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale.

2. Dati Sensibili o Giudiziari dell’Utente: Gli Utenti in casi eccezionali, in relazione alla particolare documentazione contabile o contrattuale da gestire attraverso myfoglio, potrebbero inserire in myfoglio i loro Dati Sensibili e/o Dati Giudiziari. Qualora l’Utente dovesse inserire in myfoglio suoi Dati Sensibili o suoi Dati Giudiziari, potrà farlo solo ed esclusivamente dopo avere compilato, sottoscritto e inviato all’email privacy@myfoglio.com,  l’apposito Modulo di Consenso scaricabile sul sito internet www.myfoglio.com, con il quale l’Utente autorizza la Società al trattamento dei dati personali sensibili e/o giudiziari. In assenza di tale modulo di consenso firmato, la Società non potrà trattare i Dati Sensibili e Giudiziari dell’Utente e non potrà quindi garantire la fornitura dei servizi. La Società non potrà comunicare a terzi o diffondere i Dati Sensibili o Giudiziari dell’Utente salvo ove altrimenti previsto nella presente Privacy Policy.

3. Dati Comuni, Sensibili o Giudiziari di terze parti: Gli Utenti sono consapevoli che al fine di raccogliere e trattare i Dati Comuni, Sensibili e Giudiziari dei clienti dell’Utente (“Terze Parti”), anche solo per finalità contabili sono tenuti a raccogliere la loro autorizzazione scritta basata su apposito consenso informato, e comunque a comunicare alle Terze Parti la loro politica sulla privacy relativa ai dati personali in genere, in conformità al Codice Privacy. Pertanto gli Utenti, all’atto della accettazione della presente Privacy Policy e della apertura dell’Account Utente, dichiarano di avere raccolto tutte le autorizzazioni per il trattamento dei dati personali (sensibili, giudiziari e comuni) delle Terze Parti e manlevano la Società da qualunque responsabilità in merito. Inoltre, in considerazione del fatto che le fatture e la documentazione contabile e contrattuale in genere verranno gestite attraverso myfoglio, l’Utente incarica la Società, ex art. 30 Codice Privacy,  al trattamento dei Dati Comuni, Sensibili e Giudiziari delle Terze Parti che l’Utente potrebbe inserire in myfoglio. La Società non potrà in alcun modo comunicare a terzi ne diffondere i Dati Comuni, Sensibili e Giudiziari delle Terze Parti eventualmente inseriti in myfoglio, e si impegna a gestire con strumenti informatici e manuali tali dati per le sole finalità di fornitura del servizio in favore dell’Utente, archiviando i dati, per i tempi consentiti dalla legge e dal Codice Privacy, in data centers localizzati in Svizzera o all’interno dell’Unione Europea e con strumenti di sicurezza nel rispetto delle previsioni di cui al Codice Privacy e ai relativi allegati. Per sole finalità tecniche, i Dati Comuni, Sensibili e Giudiziari delle Terze Parti, potranno essere comunicati a società che forniscono servizi tecnici e di hosting per la gestione del servizio myfoglio che saranno a loro volta nominati dall’Utente quali incaricati del trattamento dati delle Terze Parti ex art. 30 Codice Privacy. A tal fine gli Utenti si impegnano ad adottare con i loro clienti, persone fisiche, l’Informativa Privacy Clienti resa disponibile sul sito www.myfoglio.it. Inoltre gli Utenti potranno autorizzare la Società, attraverso le apposite funzionalità di myfoglio, a utilizzare i soli Dati Comuni delle Terze Parti per facilitare il sistema di auto-compilazione delle fatture o altri documenti contabili reso disponibile da myfoglio agli altri Utenti per la predisposizione di fatture o altra documentazione contabile da inviare alle Terze Parti con le quali tali altri Utenti intrattengono rapporti professionali.

 

COME POSSONO ESSERE USATI I DATI COMUNI DELL’UTENTE

Fermo restando quanto sopra detto in tema di Dati Sensibili e Giudiziari dell’Utente e di Dati Comuni, Sensibili e Giudiziari delle Terze Parti ex artt. 3.2 e 3.3. sopra, il trattamento dei Dati Comuni dell’Utente è svolto sia manualmente che con mezzi informatici e telematici per le seguenti finalità:

  1. adempimento di ogni obbligo di legge, regolamentare e di normativa comunitaria;
  2. fornitura dei servizi myfoglio, comprensiva di notifiche all’Utente connesse al servizio;
  3. comunicazione relativa ad eventuali iniziative promozionali connesse a myfoglio;
  4. comunicazione di informazioni sulle attività della Società e sugli eventi cui la Società partecipi;
  5. gestione operativa di myfoglio e dei relativi dati di accesso all’Account Utente, anche ai fini della sicurezza dei dati e della piattaforma tecnologica.

In assenza di approvazione di questa Privacy Policy, la Società o il Merchant non potranno fornire il servizio myfoglio.

Quando l’Utente visita e consulta il sito internet www.myfoglio.com e www.myfoglio.it, la Società in genere non raccoglie dati personali dell’Utente, fatta eccezione per i c.d. dati di navigazione tramite i cookies. Per maggiori informazioni sui cookies si invita l’utente a visitare la nostra Cookie Policy.

 

COMUNICAZIONE A TERZI PER FINALITÀ DI MARKETING

Su espressa autorizzazione dell’Utente, la Società potrà comunicare per finalità di marketing i Dati Comuni dell’Utente a società terze operanti in una delle seguenti categorie merceologiche: bancario, assicurativo, prodotti commerciali di largo consumo, beni di lusso, abbigliamento, alimentare, servizi legali, edilizia e immobiliare, servizi web.  In assenza di tale autorizzazione espressa non sarà possibile per la Società comunicare i Dati Comuni ma potrà essere comunque fornito il servizio myfoglio.

 

CHI È IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DELL’UTENTE

Il titolare ai sensi dell’art. 4, punto 1, lettera f) Codice Privacy del trattamento dei Dati Comuni e/o dei Dati Sensibili e Giudiziari dell’Utente comunicati ai sensi della presente Privacy Policy, è Myfoglio Gmbh, Via Rovio, 2c – 6826 Riva San Vitale – CHE-438.536.630 – Svizzera, email: privacy@myfoglio.com.

 

CHI È IL RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DELL’UTENTE

Il responsabile ai sensi dell’art. 29 Codice Privacy del trattamento dei Dati Comuni e/o dei Dati Sensibili e Giudiziari dell’Utente, comunicati ai sensi della presente Privacy Policy, è Myfoglio Gmbh, Via Rovio, 2c – 6826 Riva San Vitale – CHE-438.536.630 – Svizzera, email: privacy@myfoglio.com.

 

CHI SONO GLI INCARICATI DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DELL’UTENTE E DELLE TERZE PARTI.

La Società, anche in assenza di espresso consenso dell’Utente, al fine di fornire i servizi connessi a myfoglio, può fornire i Dati Comuni e/o i Dati Sensibili e Giudiziari di quest’ultimo, ai dipendenti, collaboratori, consulenti della Società i quali abbiano necessità di conoscere tali dati in relazione alle proprie mansioni. Tali soggetti verranno quindi nominati dalla Società incaricati al trattamento di tali dati personali in conformità all’art. 30 Codice Privacy.

Allo stesso modo, l’Utente, al fine di consentire alla Società di fornire i servizi myfoglio, nomina quest’ultima quale incaricato del trattamento dei Dati Comuni, Sensibili e Giudiziari delle Terze Parti in conformità all’art. 30 Codice Privacy, garantendo di avere acquisito le relative autorizzazioni e consensi al trattamento dei dati da parte di tali Terze Parti in conformità al Codice Privacy e manlevando la Società da qualunque responsabilità derivante da eventuali mancate autorizzazioni ottenute da tali Terze Parti.

 

IN CHE AMBITO TERRITORIALE VENGONO TRATTATI I DATI PERSONALI DELL’UTENTE E DELLE TERZE PARTI

I dati personali dell’Utente e delle Terze Parti possono essere trattati dalla Società all’interno dell’Unione Europea. La Società potrà trasferire tali dati personali anche in paesi al di fuori dell’Unione Europea, inclusa la svizzera, anche senza approvazione espressa, qualora ciò sia necessario per l’esecuzione degli obblighi connessi alla fornitura del servizio myfoglio, ex art. 43, punto 1, lettera b) del Codice Privacy. A tal fine l’Utente avrà cura di precisare nelle sue privacy policy fornite alle Terze Parti che i dati di tali Terze Parti potranno essere trattati per dette finalità anche al di fuori dell’Unione Europea.

DOVE SONO CONSERVATI I DATI PERSONALI DELL’UTENTE E DELLE TERZE PARTI

La Società tratta e conserva i dati personali con l’ausilio di sistemi informatici di sua proprietà o di terzi e che sono gestiti dalla Società o da terzi fornitori di servizi tecnici. I dati sono trattati solo da personale specificamente autorizzato, incluso il personale incaricato di svolgere operazioni di manutenzione straordinaria.

QUALI SONO LE MISURE DI SICUREZZA ADOTTATE DALLA SOCIETÀ PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

La Società si impegna a proteggere la sicurezza dei dati personali e a rispettare le disposizioni in materia di sicurezza stabilite dalla normativa applicabile per evitare perdite di dati, usi illegittimi o illeciti dei dati e accessi non autorizzati agli stessi, con particolare ma non esclusivo riferimento all’Allegato B al Codice Privacy (Disciplinare Tecnico in materia di misure minime di sicurezza). Inoltre, i sistemi informativi e i programmi informatici sono configurati in modo da ridurre al minimo l’uso di dati personali e identificativi, utilizzati dalla Società solo quando sono necessari rispetto alle specifiche finalità di trattamento di volta in volta perseguite. La Società utilizza diverse tecnologie avanzate di sicurezza e procedure specifiche per proteggere i dati personali degli Utenti e delle Terze Parti.

QUALI DIRITTI HA L’UTENTE IN RELAZIONE AI SUOI DATI PERSONALI

In conformità all’art. 7 del Codice Privacy, l’Utente ha i seguenti diritti relativi ai suoi dati personali comunicati in myfoglio:

  1. L’Utente ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
  2. L’Utente ha diritto di ottenere l’indicazione:
    a) dell’origine dei dati personali;
    b) delle finalità e modalità del trattamento;
    c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
    d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’articolo 5, comma 2, Codice Privacy;
    e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
  3. L’Utente ha diritto di ottenere:
    a) l’aggiornamento, la rettifica, ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;
    b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
    c) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
  4. L’Utente ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
    a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
    b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

Per maggiori informazioni sulla privacy e sul Codice Privacy, si invita l’Utente a consultare il sito www.garanteprivacy.it.

 

PER QUANTO DURA IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

I dati personali fatti oggetto di trattamento da parte della Società sono conservati principalmente per finalità di carattere normativo. Il tempo di conservazione degli stessi, in questi casi, coincide con il tempo massimo di conservazione reso necessario da una delle predette finalità.

Allo stato attuale, si ritiene che il tempo di conservazione di 10 anni imposto dalla normativa rilevante rappresenti un arco temporale di conservazione ragionevolmente sufficiente anche per ogni altra finalità.

Uniche eccezioni al principio appena espresso si ritengono verificabili in caso di contenzioso, ovvero, più in generale, di necessaria tutela dei diritti e degli interessi aziendali.

Con riferimento alla prima eccezione, i dati dovranno continuare ad essere conservati, con ogni opportuna cautela, esclusivamente per il tempo necessario al perseguimento di tale finalità.

Decorsi tali termini, dunque, i dati saranno resi anonimi per garantire la protezione e la riservatezza degli interessati.

In riferimento alla finalità di tutela dei diritti e degli interessi della Società, si chiarisce che i dati degli interessati che abbiano esercitato la revoca del consenso al trattamento sono conservati per sole finalità difensive e di recupero informazioni in caso di contenzioso e trascorso il termine a tale scopo congruo, resi anonimi. Durante questo periodo di tempo, i dati in questione non potranno essere utilizzati per alcuna altra finalità.

 

A CHI PUÒ RIVOLGERSI L’UTENTE PER L’ESERCIZIO DEI SUOI DIRITTI RELATIVI AI DATI PERSONALI.

L’Utente, per poter esercitare i diritti di cui all’art. 12 della presente Privacy Policy o per qualunque informazione in relazione ai suoi dati personali forniti alla Società, potrà fare richiesta a inviando una email a privacy@myfoglio.com indicando nell’email il suo nome e cognome e il motivo della richiesta.

 

MODIFICHE

La Privacy Policy è soggetta a modifiche e aggiornamenti e la versione attualmente in vigore è quella pubblicata su myfoglio con la data di aggiornamento indicata. Si prega di verificare periodicamente la Privacy Policy per essere informati di eventuali modifiche.

Modulo di esempio: autorizzazione al trattamento dei dati dei clienti degli utenti del gestionale online myfoglio.

 

Aggiornata il 16 marzo 2016.